17 نکته کاربردی و مفید برای نوشتن ایمیل

  1. خانه
  2. chevron_right
  3. مقالات
  4. chevron_right
  5. 17 نکته کاربردی و مفید برای نوشتن ایمیل

ایمیل ها سال های زیادی هستند که بسیار با اهمیت می باشند و مردم از آنها استفاده می نمایند که باعث شده داشتن ادرس ایمیل امری ضروری باشد و به همین علت توانایی نوشتن یک ایمیل خوب یک مهارت محسوب میگردد.

ایمیل ها در یافتن شغل و دوست یابی و یا ورود به دانشگاه اغلب کمک زیادی به شما می نمایند.

نوشتن اییمیل

نکات مفید برای نوشتن ایمیل :

1- در آغاز مطمئن شوید که نوشتن ایمیل ضروری می باشد

با توجه به موقعیت فعلیتان اطمینان حاصل نمایید که ایمیل زدن امری ضروی است و برای مثال ایمیل زدن به همکار یا دوستی که بیشتر اوقات او را می بینید ایده خوبی نمی باشد و در عوض خواهید توانست به صورت رو در رو و پیامکی یا تلفنی با او حرف بزنید . زمانیکه مطمئن شدید که ایمیل بهترین گزینه می باشد پیش از فرستادن آن نگاهی به نکات زیر کنید .

2- یک ایمیل برای کارهای شخصی و یک ایمیل برای کسب و کارتان داشته باشید

اغلب اشخاص زیادی از این روش پیروی نمی کنند ولی اگر برایتان امکان دارد 2 ایمیل به صورت جداگانه داشته باشید . از ایمیل شخصی برای دریافت پیام های شخصی از دوستان و نزدیکان استفاده نمایید و از دیگری برای کارهای مربوط به کسب و کار و شغلتان استفاده کنید تا در زمان نوشتن ایمیل های اداری حرفه ای و تخصصی تر به نظر برسید . همچنین دارا بودن 2 ایمیل به صورت جداگانه تعادل را میان زندگی شخصی و کاری شما برقرار می نماید .

3- واضح و مؤدبانه و کوتاه بنویسید

اشخاص بسیاری می باشند که در روز چندین ایمیل دریافت می نمایند . بناب راین اگر ایمیل شما نامفهوم یا بی ادبانه و یا حتی طولانی باشد این احتمال هست که شخص مقابل فراموش کند پاسخی دهد و یا در برخی اوقات امکان دارد آنرا حذف کند . پس سعی نمایید به صورت مؤدبانه بروید سر اصل مطلب . تصور نمایید در حال نوشتن یک مقاله می باشید . با این تفاوت که در مقاله شما بحثی را مطرح کرده و موضوع را شرح میدهید و سپس جمع بندی کرده و آن را تمام می کنید .

نوشتتن ایمیل

4- زمانی که عصبانی و ناراحت هستید ایمیل ننویسید

امکان دارد هنگامی که عصبانی هستید برای نوشتن یک ایمیل کوبنده و خالی کردن خودتان وسوسه شوید . ولی یادتان باشد که ارزشش را نخواهد داشت .

اگر خیلی عصبانی و ناراحت هستید تا وقتی که کاملا آرام نشده اید ایمیلی را ننویسید . مدتی صبر به خرج دادن بهتر از این می باشد که به دلیل حرف احمقانه ای که هنگام عصبانیت زدید شغلتان را از دست بدهید یا دوستی تان را بهم بزنید .

5- از جملات کوتاه استفاده نمایید

جملات خیلی طولانی و غیرقابل فهم می تواند برای خواننده ایمیل مورد نظر گراه کننده و گیج کننده باشد . برای مثال در زبان اسپانیایی استفاده از جملات بلند و پر از ویرگول بسیار رایج بوده که گیج کننده است بویژه اگر خواننده بخواهد آنها را به انگلیسی ترجمه نماید . پس سعی نمایید در ایمیل ها جمله های کوتاه بکار ببرید تا منظورتان را به وضوح به خواننده برسانید .

۶- از گزینه « به اشتراک گذاری ایمیل با دیگران » استفاده نکنید

گزینه مربوط به اشتراک گذاری با اینکه در برخی مواقع مفید است اما خواهد توانست در برخی مواقع به ضررتان تمام شود . می شود به راحتی از آن برای گذاشتن اطلاعات مهم یک ایمیل در اختیار دیگران استفاده نمود ولی در هر حال اگر آن را به صورت عاقلانه انتخاب نکنید برای گیرنده مفید نمی باشد که این مورد برای گزینه پاسخ دهی نیز صادق است . اگر قصد این را دارید که ایمیلی از فردی دریافت نموده اید به اشتراک بذارید اول به دقت آن را بررسی نمایید . در برخی مواقع امکان دارد اطلاعات موجود در ایمیل شخصی و یا محرمانه باشد که در این صورت می بایست این قسمت ها را حذف نمایید . همچنین بعضی از برنامه های ایمیل امکان دارد با نمایش دادن کلمه  FWD در آغاز ایمیل نشان دهند که ایمیل فرد دیگری از طرف شما برای خواننده ارسال گردیده است .

نوشتن ایمیل

۷- از نظر نوشتاری و گرامری آن را بررسی کنید

برخی از برنامه های نوشتن ایمیل با داشتن گزینه بررسی ، درستی و یا نادرستی نوشتار ، این امکان را به شما می دهند که ایمیلی درست و صحیح و بدون غلط املایی به گیرنده تحویل دهید . همچنین خواهید توانست بخش گرامری را به مروگرتان اضافه نمایید تا به طور رایگان از آن برای شناسایی اشتباهات املایی استفاده نمایید .

۸- مراقب امضایتان باشید

برخی افراد امضاهای جالب و یا خنده داری در انتهای نوشتن ایمیل خود انجام می دهند که اکثرا شامل اطلاعات تماس مانند ادرس ایمیل یا شماره تلفن می باشد. معرفی دیگر راه های ارتباطی برای در تماس بودن با گیرنده میتواند مفید باشد ولی اگر ایمیل شما به فرد دیگری ارسال گردد این اطلاعات امکان دارد به دست اشخاصی برسد که آن ها را نمی شناسید.

۹- اگر ممکن است و برایتان مقدور می باشد از شخصی انگلیسی زبان بخواهید ایمیل تان را بررسی نماید

اگر فردی را می شناسید که انگلیسی زبان است یا دوستی دارید که به خوبی از زبان انگلیسی سر در می آورد پیش از فرستادن ایمیل از آن بخواهید آنرا بازخوانی نماید به ویژه اگر آن ایمیل برایتان مهم است .

۱۰- یک دور ایمیل را پیش از ارسال مطالعه و بررسی کنید

امکان دارد شخصی انگلیسی زبان همواره در دسترس نباشد که بتوانید از او کمک بگیرید. در این موارد مطالعه ایمیل می تواند مفید باشد چونکه به تقویت انگلیسی شما نیز کمک می نماید . سعی نمایید متن ایمیلتان را به صورت بلند و واضح بخوانید تا در تلفظ کلمات نیز مهارت پیدا نمایید و دوم اینکه می تواند به شما در دیدن و شنیدن اشتباهات دستوری کمک نماید . همچنین از این طریق شما می توانید به اصل جریان یافتن ایمیل خود پی ببرید . اگر جملات شما موقع خواندن با صدای بلند در اندازه ی متناسب خود نباشند و یا گیج کننده باشد به این معنا می باشد که نیاز به بازبینی و ویرایش دارند .

۱۱- آدرس ایمیل گیرندگان را چک کنید

برای مثال در کشور ایران فامیلی هایی مثل “محمدی” یا “حسینی” میان اکثر مردم آن رایج می باشد . بنابراین باید خیلی مراقب باشید که به اشتباه ایمیلی را برای کسی که نام خانوادگی مانند نام خانوادگی گیرنده مورد نظر شما دارد ارسال نکنید و برای اطمینان به آدرس ایمیل افراد توجه کنید.

نوشتن ایمیل

۱۲- از قسمت موضوع استفاده کنید

بسیار عجیب می باشد که تعداد زیادی از افراد این کار را انجام نمی دهند . فراموش نفرمایید که در سطر موضوع دقت به خرج دهید . به عنوان مثال در قسمت موضوع تنها ننویسید «سوال» بلکه جزییات را نیز شرح بدهید برای مثال « سوال درباره جلسه ی روز جمعه » . در این صورت گیرنده سریعا متوجه می شود که ایمیل درباره چه چیزی است .

۱۳- با یک احوالپرسی آغاز کنید

آغاز کردن نوشتن ایمیل با نوعی احوالپرسی خواهد توانست آنرا به صورت مودبانه تر جلوه دهد . اگر ششخص را به خوبی می شناسید و ایمیلتان غیررسمی می باشد می توانید بگویید: (نام “سارا” مثال است) “Hey Sarah” یعنی “سلام سارا”

همچنین میتوانید از عباراتی مثل “Hi Sarah” یا “Hello Sarah” نیز استفاده کنید تا بیشتر خودمانی باشید.

اگر نام شخص را نمیدانید از عبارت “To whom it may concern” یعنی “قابل توجه فرد مربوطه” استفاده نمایید.

۱۴- به علامت گذاری ها توجه کنید

برای نوشتن ایمیل انگلیسی , جملات را با حروف بزرگ آغاز نمایید و در پایان نقطه یا هر علامتی که نیاز است بگذارید مانند : ویرگول ، دو نقطه ، پرانتز ، کروشه و غیره . این جزییات امکان دارد ناچیز به نظر برسند و به چشم نیایند ولی در اصل به تاثیرگذاری مثبت روی خواننده کمک می نماید .

۱۵- جایی را برای قسمت سخن کوتاه و مختصر در نظر بگیرید

اگر شخص گیرنده را می شناسید شاید مایل باشید این قسمت را به ایمیلتان اضافه نمایید . در اینجا می توانید از حال و احوال خانواده فرد یا دوست مشترکتان بپرسید .

برای مثال اگر از فرد میخواهید لطفی در حقتان بکند اول درخواستتان را بیان نمایید و سپس قسمت سخن مختصر اضافه نمایید .

اشخاص متفاوت با فرهنگ های مختلف امکان دارد ترجیح دهند این بخش را در آغاز ایمیلشان بنویسند . پس مکان آن را میتوانید بسته به میزان شناختی که از شخصیت گیرنده دارید خودتان تعیین نمایید .

۱۶- با در نظرگرفتن پایان ایمیل ، نوشتن ایمیل را شروع کنید

در هنگام نوشتن ایمیل روی هدف ایمیل خود تمرکز نمایید برای مثال اگر برای مطرح نمودن یک سوال ایمیلی می نویسید احتمالا آن سوال هدف اصلی ایمیل شما می باشد . اگر درخواستی از گیرنده دارید باید آنرا به صورت واضح بیان نمایید و بگویید که گیرنده چگونه می تواند کمکتان کند . برای اینکار خودتان را جای گیرنده ایمیل بذارید ، آیا اگر شما گیرنده بودید سریعاً متوجه کاری که می بایست در پاسخ به آن ایمیل انجام دهید می شدید؟

۱۷- میان پاراگراف ها فاصله بگذارید

اگر این کار را انجام ندهید نتیجه ایمیلتان یک متن بلند می شود که قطعا ظاهر خوبی ندارد و در نتیجه برای خواننده نیز طولانی و خسته کننده به نظر می آید . تنها کافی می باشد که پس از هر پاراگراف دو بار کلید اینتر را فشار دهید تا خواندن آن را برای گیرنده ساده تر نمایید.

برای مطالعه سایر مقالات مشابه می توانید به بخش بلاگ ما مراجعه نمایید.

مقالات پیشنهادی کاربران
بازاریابی دیجیتال بهترین روش برای مشاغل نوپا است

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

فهرست